Proč vaše agentura nevydělává tolik, kolik by mohla? Odpověď se skrývá v manažerském reportingu

Všichni jedou naplno. Zakázky přibývají, tým je v permanentním zápřahu, hodinovka vypadá slušně, a přesto na konci měsíce zisk neodpovídá vynaloženému úsilí. Zní vám to povědomě? Pak je velmi pravděpodobné, že problém není v objemu práce, ale v tom, jak svou agenturu řídíte.

Za posledních devět let jsem se intenzivně pohybovala v agenturním prostředí a bez ohledu na velikost týmu narážím na stále stejný vzorec. Agentury, ať už se pohybují v B2B segmentu nebo obsluhují koncové klienty, obchodují hodiny a kapacity svých lidí. Vyměňují je za peníze, ale překvapivě málo z nich dokáže přesně říct, jak efektivně s těmito zdroji nakládá. A právě tam začínají problémy s profitabilitou a růstem firmy.

Znáte ve své firmě tyto situace?

1. Všichni jedou naplno, ale výsledky tomu neodpovídají

Jeden z nejčastějších problémů, na které v agenturách narážím, se týká vytíženosti a utilizace lidí. Na první pohled vypadá vše skvěle. Kalendáře jsou plné, lidé pracují přesčas, kapacity se zdají naplněné. Jenže když se podíváte na čísla, zjistíte, že realita je jiná.

Prodáváte svou hodinovku třeba za 1 600 Kč, ale zisk se nedostavuje. Proč? Protože nejste schopni zpětně vyhodnotit, jaká byla skutečná hodinová sazba po započtení všech nákladů a jak efektivně jste ve skutečnosti využili kapacity svých lidí. Pocit vytíženosti a reálná utilizace jsou dvě zcela odlišné věci, a bez správně nastaveného manažerského reportingu mezi nimi nevidíte rozdíl. Právě sledování KPI, jako je utilizace týmu, billable vs. non-billable hodiny nebo skutečná hodinová sazba, vám ukáže, kde se výkon ztrácí.

2. Interní projekty jako černá díra na peníze

Kolikrát jste si řekli, že interní projekty musíte řídit stejně pečlivě jako ty klientské? Pravděpodobně mnohokrát. A kolikrát se to skutečně podařilo dotáhnout? Pravděpodobně málokdy.

Problém ale nezačíná u interních projektů. Začíná u těch klientských. Pokud totiž nejste schopni důsledně vyhodnocovat zakázky pro klienty, sledovat skutečně strávený čas, porovnávat ho s odhadem a vyhodnocovat ziskovost jednotlivých projektů, nepodaří se vám to ani u projektů, které děláte sami pro sebe. Interní projekty se pak stávají černou dírou, která pohlcuje stovky hodin a tisíce korun. Čas a peníze, které byste mohli investovat do business developmentu nebo do rozvoje firmy, mizí bez jakékoliv kontroly. V praxi to znamená chybějící projektové řízení, nefunkční controlling a nulový přehled o rentabilitě zakázek.

3. Máte data, ale nemáte výhled

Třetí situace, která agentury brzdí, je absence forecastu. Data ve firmě většinou existují, jenže nikdo je nepropojuje do smysluplného výhledu. Účetnictví vám ukáže, co se stalo. Ale kdo vám řekne, co se bude dít?

Dobře nastavený finanční forecast a cash flow plánování doplňují pohled z účetnictví a pomáhají vidět dopředu. Bez nich se řídíte zpětným zrcátkem, a to není strategie, to je reakce na problémy, které už nastaly. Agentura bez forecastu nedokáže plánovat nábor, řídit pipeline obchodních příležitostí ani realisticky nastavit obchodní cíle na kvartál.

Otázky, na které byste měli znát odpovědi

Pokud vedete agenturu a nedokážete rychle a jasně odpovědět na následující otázky, je čas se zastavit a zamyslet se nad tím, jak pracujete s daty:

Jaké výnosy dokážeme se stávajícími kapacitami vygenerovat?

Nestačí vědět, kolik lidí máte. Potřebujete znát kapacitní plán: kolik hodin můžete reálně prodat a za jakou průměrnou sazbu.

Jaké náklady máme naplánované?

Bez přehledu o plánovaných nákladech, ať už jde o mzdové náklady, náklady na subdodávky nebo režii, nemůžete smysluplně řídit marži. A marže je to, z čeho agentura žije.

Kolik nám chybí do splnění cíle?

Cíl bez průběžného sledování plnění je jen přání. Potřebujete vědět, kde se právě nacházíte a kolik vám zbývá do konce kvartálu nebo roku.

Jak se vyvíjí naše marže a klientská sazba?

Trendy jsou důležitější než jednorázové výsledky. Pokud vám hrubá marže klesá a sazba stagnuje, musíte reagovat dříve, než to pocítíte na účtu.

Jaký výsledek jako majitel očekávám?

Tato otázka by měla stát na začátku, ne na konci. Očekávání majitele musí být ukotvené v číslech a ve finančním plánu, ne v pocitech.

Jak na to: 5 kroků k efektivnímu řízení agentury přes čísla

Pokud nevíte, kde začít, držte se těchto pěti kroků. Fungují pro malé i větší agentury a pomohou vám přejít od pocitového řízení k rozhodování na základě dat.

Krok 1: Zmapujte, jaká data už ve firmě máte.

Projděte si své nástroje pro evidenci času (timesheet), fakturační systém, účetnictví a CRM. Většina agentur zjistí, že data existují, jen nejsou propojená.

Krok 2: Definujte klíčové metriky (KPI) pro svou agenturu.

Mezi nejdůležitější patří utilizace týmu, skutečná hodinová sazba, hrubá marže na projektu, podíl billable a non-billable hodin a výnos na zaměstnance (revenue per employee). Vyberte si 5 až 7 metrik, které budete sledovat pravidelně.

Krok 3: Nastavte manažerský reporting.

Vytvořte si přehledný dashboard nebo report, který vám jednou týdně nebo měsíčně ukáže stav klíčových ukazatelů. Nejde o složitý BI systém. Na začátek stačí dobře strukturovaný Excel nebo Google Sheet napojený na vaše data.

Krok 4: Zaveďte forecast a finanční plán.

Propojte plánované výnosy s kapacitami týmu a plánovanými náklady. Forecast by měl pokrývat minimálně aktuální a následující kvartál a měl by se pravidelně aktualizovat na základě nových dat z pipeline a skutečného plnění.

Krok 5: Vyhodnocujte a iterujte.

Jednou měsíčně si udělejte manažerský review. Porovnejte plán vs. skutečnost, identifikujte odchylky a upravte další kroky. Řízení agentury přes čísla není jednorázový projekt. Je to návyk, který se postupně stává součástí firemní kultury.

Začněte řídit firmu přes čísla

Dobrá zpráva je, že data ve své firmě už pravděpodobně máte. Trackujete čas, vystavujete faktury, vedete účetnictví. Problém obvykle není v nedostatku informací, ale v tom, že je nikdo nesložil do uceleného obrazu, ze kterého by bylo jasné, kolik firma vydělává, kde se ztrácí efektivita a kam směřuje budoucí vývoj.

Pokud chcete jako agentura vydělávat víc, nemusíte nutně přijímat další klienty nebo nabírat nové lidi. Často stačí začít svou firmu řídit skrze čísla. Nastavit si manažerský reporting tak, abyste jako majitel měli skutečný přehled o výkonu firmy, o profitabilitě projektů, o vytíženosti týmu a o tom, kde vám peníze utíkají.

‍

Kdo jsem a jak vám můžeme pomoci

Financím, controllingu a účetnictví (včetně účetních závěrek, DPPO, DPFO) se věnuji více než 20 let. V týmu 1st Innovation se zaměřuji na menší a střední firmy, kterým pomáhám zlepšovat přehled nad finančním hospodařením, nastavovat finanční procesy a vedení poskytovat podklady pro rozhodování. Díky tomu se mohou firmy soustředit na svůj růst a získávání nových zákazníků. Specializuji se na tvorbu reportingu na míru, optimalizaci nákladů, nastavování rozpočtů, controlling projektů a přípravu byznys plánů. Mám zkušenost s řadou účetních systémů (Pohoda, SAP, Oracle, Navision a dalšími nástroji), které mi pomáhají připravovat přehledné finanční reporty. Mým cílem je přinášet firmám jistotu, že mají firemní finance i celkový chod společnosti pod kontrolou.

Linkedin - Lenka Králková

‍